Quais são as responsabilidades na gestão de condomínio?

Você sabe que os conselhos de administração são representantes dos proprietários do condomínio e que administram setores do condomínio em seu nome. Como uma entidade, eles são responsáveis ​​por tomar todas as decisões importantes com relação à manutenção de edifícios e terrenos, gestão de condomínio, finanças, e devem respeitar, fazer cumprir os estatutos e as regras, certo?

Porém, não é bem assim que acontece.

A falha em aplicar as regras de maneira justa e consistente leva a problemas no futuro.

Isso pode resultar em uma redução dos padrões de comportamento no prédio, degradação da civilidade e propriedade, maus-tratos à equipe, abuso de poder por parte de um ou mais membros do conselho, bem como problemas financeiros – todos potencialmente que podem reduzir o valor de unidades dos proprietários no mercado imobiliário.

>>> Veja também: Entenda como contabilizar o condomínio

Assim, quando os conselhos deixam de fazer cumprir ou seguir as regras e regulamentos, os proprietários podem conseguir uma ordem judicial obrigando-os a cumprir.

É por isso que é tão importante ter um estatuto supervisionado por uma empresa de administração de propriedades.

Quais são as funções e responsabilidades na gestão de condomínio?

A maioria dos conselhos de condomínios decide contratar uma empresa de administração de imóveis licenciada para ajudar a cuidar das tarefas do dia-a-dia. No entanto, para evitar confusão e frustração desnecessária, é importante entender quais são suas funções e com o que se espera que lidem.

Em geral, um gerente de propriedade de condomínio tem duas responsabilidades principais: gerenciar as operações diárias de uma comunidade e cumprir as políticas estabelecidas pelo conselho do condomínio.

Desta forma, o gerente trabalha em estreita colaboração com o conselho como consultor, mas atua sob sua exclusiva direção e não é tecnicamente um membro do conselho.

No entanto, quando se trata de resolver conflitos, um gerente é a pessoa certa para se ligar se alguma das regras da comunidade do condomínio estiver sendo claramente violada.

Embora a maioria dos administradores de propriedades seja treinada para lidar com conflitos, seu gerente não deve ser solicitado a se envolver se você estiver simplesmente tentando resolver uma discussão com outro proprietário que não esteja relacionada às regras da sua comunidade.

Além disso, lembre-se de que um gerente não tem nenhuma palavra a dizer na definição de políticas. Se você discordar de uma política, é melhor levar suas preocupações diretamente ao conselho do condomínio.

Tecnologia na gestão de condomínio

A empresa de administração de imóveis pode ser responsável por realizar as inspeções de propriedades e é a pessoa ou organização a ser contatada se você tiver alguma dúvida sobre um problema de manutenção ou reparo. No entanto, se você é proprietário de uma unidade e gostaria de resolver imediatamente um problema, muitas vezes, uma administradora não pode estar exclusivamente disponível, e nesse caso, um software de gestão pode ser muito útil.

>>> Veja também: A importância da marca imobiliária para corretores

É provável que uma administradora também cuide de assuntos financeiros do conselho do condomínio. Isso inclui a coleta de taxas de condomínio, a preparação de demonstrações financeiras mensais e a criação de um orçamento operacional a ser submetido ao conselho. Mas, nem tudo pode ser feito por ela, como por exemplo, políticas e procedimentos de prevenção e manutenção.

Os deveres dos proprietários na gestão de condomínio

A maneira mais fácil de entender o conceito de propriedade e responsabilidade de condomínio é vê-lo como um apartamento que é seu próprio.

Além disso, os proprietários das unidades são parceiros de todos os outros proprietários da associação no que diz respeito à estrutura externa (fundação, paredes externas e telhado), bem como quaisquer áreas comuns e amenidades (por exemplo, piscinas, clubes, quadras de tênis, áreas de lazer, etc.)

Gerenciando disputas e reclamações na gestão de condomínios

Dada a natureza compartilhada da vida em condomínio, é inevitável que ocorram disputas. A vida em condomínio é, em essência, a vida em comunidade – onde os indivíduos residem, trabalham ou ambos – com mais contato uns com os outros do que ocorreria de outra forma.

Além disso, o que alguém faz na privacidade de sua própria unidade pode ter um impacto tremendo sobre seus vizinhos.

No dia a dia dos condomínios, as disputas mais comuns tendem a ser entre o dono da unidade e a corporação do condomínio, e o método usual de solução de disputas é acertar as questões entre os interessados ​​por meio de negociação entre as partes. Isso pode envolver membros do conselho do condomínio, proprietários de unidades, ocupantes/inquilinos e uma empresa de administração de imóveis licenciada.

A seguir está uma lista de métodos que permitirão aos membros do conselho do condomínio resolver disputas de uma forma rápida e eficaz ou até mesmo evitá-las por completo.

Descarte de agendas pessoais

O objetivo aqui deve ser olhar além do entendimento tradicional de ganhar e perder e abraçar um processo que irá promover o bem-estar da comunidade do condomínio. Os interesses da corporação do condomínio e os interesses dos proprietários das unidades não devem ser conflitantes.

Fornecer comunicação aberta e transparência

Uma filosofia de gestão tecnológica que está ganhando força no domínio das operações de administração de condomínios é a ideia de dar maior transparência aos seus constituintes ou proprietários de unidades de condomínio.

Uma das maneiras pelas quais os conselhos podem expressar seu desejo de se comunicar melhor com seus constituintes é aumentando os tipos e a frequência de suas comunicações.

Dê uma resposta oportuna às reclamações

Uma das maiores reclamações ouvidas por advogados, gerentes e vizinhos de moradores de condomínios é que os membros do conselho não respondem prontamente às reclamações dos acionistas/proprietários, ou pior, eles nem mesmo respondem.

As perguntas educadas e mesmo os problemas urgentes são recebidos com silêncio e os pedidos repetidos de ação parecem cair em ouvidos surdos. Já falamos sobre comunicação, mas definitivamente vale a pena repetir. Uma boa comunicação entre todas as partes, gerentes, agentes, acionistas e membros do conselho é a chave para o sucesso de um edifício de condomínio solvente.

Quando as linhas de comunicação são interrompidas em qualquer ponto, os problemas e a animosidade são o resultado quase inevitável.

>>> Veja também: O que é ARR e como calcular?

Use um software de gestão de condomínio para mediar

A tecnologia é usada para dar às pessoas a chance de ter um processo menos formal para discutir e resolver suas disputas. Um PMS de propriedade útil e licenciado é uma excelente opção a ser considerada como ferramenta no caso de uma disputa entre duas partes dentro de um prédio de condomínio.

Em suma, os residentes do condomínio devem ser capazes de viver em um ambiente que ofereça um ambiente tranquilo, digno, um senso de propósito e comunidade.

Nesses aspectos, muito depende da civilidade dos residentes, bem como da ética, liderança, transparência e da maneira digna como conduzem os negócios de liderança do condomínio dos conselhos e gerentes.

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