Dependendo da situação em que se encontram as finanças, a prestação de contas do condomínio pode se tornar um grande desafio para os administradores de condomínios. Muitas vezes, saber como contabilizar o condomínio e o excesso desse tipo de demanda faz com que se cometam erros, o que coloca em risco a credibilidade de sua gestão perante os locatários.
Portanto, essa responsabilidade deve ter algo que ultrapasse a empresa. Isso porque a legislação que rege a vida condominial estipula várias regras que devem ser observadas em relação à apresentação e aprovação de relatórios financeiros.
Assim, para auxiliar quem tem problemas nesta área, preparamos este texto com o objetivo de esclarecer como funciona a prestação de contas do condomínio. Continue lendo!
Como realizar a prestação de contas e como contabilizar o condomínio?
Para a prestação de contas, os administradores imobiliários devem ter em mente que esse processo não é apenas uma formalidade, uma vez que está previsto no Código Civil.
Portanto, a prestação de contas deve começar na primeira gestão da operação financeira da empresa, e terá que registrar todos os resultados de sua gestão.
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Por isso, é interessante ter a documentação correta para cada ação. Por exemplo, no caso de um pagamento, é necessário ter um documento válido, como uma fatura. Além disso, o administrador do condomínio não deve esquecer a necessidade de monitorar a previsão do Orçamento na Assembleia Geral Ordinária, o que está previsto acima.
O que é necessário neste serviço?
Mesmo tendo todos os dados documentados e completos, é necessário demonstrá-los de forma acessível, a fim de não deixar dúvidas para os locatários.
Assim, esse tipo de atendimento otimiza sua credibilidade junto a eles. Agora veja o que é necessário para fazer uma prestação de contas correta e transparente.
Atas
É preciso disponibilizar informações importantes para os lojistas e as reuniões são ótimos momentos para isso. Desta forma, organize todos os dados para que estejam acessíveis a todos os envolvidos. É fundamental tirar as dúvidas dos lojistas durante as reuniões.
Material de suporte
Uma prestação de contas é composta por uma grande quantidade de dados e nem todos os moradores poderão acompanhar tudo o que for mencionado. Portanto, crie um material para que eles possam acompanhar sua apresentação.
Declaração
É imprescindível analisar o orçamento da gestão de compras, fazendo, desde o início da gestão, uma comparação com o que já foi realizado. Isso, a fim de entender a diferença entre as despesas planejadas e os valores efetivamente gastos.
Balanço patrimonial
O balanço refere-se ao resumo de tudo o que foi gasto no condomínio. Aqui também é possível apurar o saldo do mês, que corresponde à diferença entre as receitas e despesas do mês corrente e o saldo corrente.
Como a tecnologia pode ajudar a facilitar a responsabilidade?
A automação é bastante simples hoje em dia.
Na verdade, a utilização de uma plataforma de gestão online é capaz de facilitar totalmente a gestão de um condomínio, fazendo com que os processos sejam otimizados e permitindo-lhe:
- controlar inadimplentes;
- estruturar suas contas a pagar e a receber;
- ter acesso a todos que entram e saem do condomínio;
- ter facilidade para cuidar do caixa;
- entre outros.
Basicamente, usar a tecnologia a nosso favor vai aperfeiçoar e agilizar todo o dia a dia de um condomínio. Contar com uma solução de gestão significa menos gastos e menos tempo perdido na administração.
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Vale ressaltar que uma das principais fraudes que ocorrem nas negociações entre fornecedores ou prestadores de serviços e condomínios é a não emissão de nota fiscal.
Por isso, é imprescindível que o administrador do imóvel, com o apoio do conselho fiscal, exija e supervisione a emissão dessas notas para o controle eficiente das finanças do condomínio.
A prestação de contas pelo condomínio é obrigação de qualquer administradora. Existem algumas ferramentas que podem facilitar esse processo, como a tecnologia.
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Portanto, procure um recurso que possa otimizar suas operações e tornar sua gestão eficiente e transparente.
Você gostou deste texto? Então, que tal saber mais sobre como é melhor administrar uma gestão de condomínio e entender as múltiplas tecnologias entre elas?
